Deuxième partie. Rédaction d’un contrat

F. CONDITIONS DE PAIEMENT

Facturation à l’usage

Le prix est une condition essentielle du contrat. Ainsi, le fait de ne pas inclure le prix ou un mécanisme de fixation du prix dans le contrat peut en entraîner la nullité.

Dans des services d’informatique en nuage caractérisés par le libre-service à la demande, la facturation se fait généralement à l’usage. Il arrive couramment que le contrat précise le tarif à l’unité pour le volume convenu de services fournis (par exemple, pour un nombre défini d’utilisateurs, d’utilisations ou en fonction du temps utilisé). Les barèmes ou autres ajustements de prix, y compris les rabais de volume, peuvent être conçus comme des mesures incitatives ou dissuasives pour l’une ou l’autre des parties. Les essais gratuits sont courants, de même que la fourniture de certains services à titre gracieux. S’il peut y avoir de nombreuses options en matière de calcul des prix, une clause claire et transparente dans ce domaine, bien comprise par les deux parties, peut permettre d’éviter des conflits et des litiges.

Frais de licence

Les parties voudront peut-être préciser dans le contrat si le coût des services d’informatique en nuage englobe les frais pour toute licence que le fournisseur peut accorder au client en relation avec ces services. Les contrats de type SaaS, en particulier, prévoient souvent l’utilisation, par le client, de logiciels donnés en licence par le fournisseur.

Les frais de licence peuvent être calculés par poste ou par instance et varier en fonction de la catégorie d’utilisateurs (par exemple, les utilisateurs professionnels, par opposition aux utilisateurs non professionnels, pourront entrer dans l’une des catégories les plus chères). Des structures de paiement différentes peuvent avoir des incidences différentes. Ainsi, les frais de licence d’un client peuvent considérablement augmenter si le logiciel est facturé par instance, chaque fois qu’une nouvelle machine est reliée, même si le client utilise le même nombre d’instances de machines pour la même durée.

Le contrat pourra préciser le nombre total d’utilisateurs potentiels du logiciel couvert par l’accord de licence, le nombre d’utilisateurs dans chaque catégorie (par exemple, employés, entrepreneurs indépendants et fournisseurs) et les droits à accorder à chaque catégorie. Il pourra aussi préciser les droits d’accès et d’utilisation qui entreront dans la portée de la licence, ainsi que les cas d’accès et d’utilisation par le client et ses utilisateurs finaux qui nécessiteront l’élargissement de cette portée et entraîneront par conséquent une hausse des frais de licence.

Coûts supplémentaires

Les conditions de paiement peuvent prévoir les modalités de facturation (par exemple, facturation électronique), ainsi que la forme et le contenu des factures, aux fins notamment du respect des obligations fiscales. Les autorités fiscales de certains pays pourront ne pas accepter les factures électroniques (même si cela devient peu courant au fil de l’avancée de la dématérialisation), ou exiger qu’elles se présentent sous une forme particulière, et notamment qu’elles indiquent séparément les taxes applicables aux services d’informatique en nuage.

Dans certains pays, les services d’informatique en nuage entrent dans la catégorie des biens ou services imposables. Les parties pourront souhaiter aborder, dans le contrat, la question de l’impact fiscal sur les conditions de paiement.

Autres conditions de paiement

Payment terms may cover invoicing modalities (e.g., e-invoicing) and the form and content of the invoice, which may be important for tax compliance. Tax authorities of some jurisdictions may not accept electronic invoices (although this is becoming rare in an increasingly paperless environment) or may require a special format, including that any tax applicable to the cloud computing services may need to be stated separately.

Les parties pourront souhaiter préciser, parmi les conditions de paiement, les échéances, la monnaie, le taux de change applicable, les modalités de paiement, les sanctions en cas de retards de paiement et les procédures de règlement des litiges relatifs à des demandes de paiement.